Otevřený prostor má jednu zásadní vlastnost, která se při plánování akcí často přehlíží: neexistují v něm pevné hranice. Žádné zdi, žádné dveře, žádné rohy, které by přirozeně rozdělily lidi do menších skupin. Právě proto se v otevřeném prostoru snadno stane, že se účastníci rozptýlí do velkého kruhu nebo se rozestoupí tak, že spolu mohou mluvit jen ti, kdo stojí přímo vedle sebe. Výsledkem je zdvořilostní výměna zdvořilostních frází místo skutečného rozhovoru. Řešení není složité, ale vyžaduje vědomou práci s prostorem ještě předtím, než první člověk vejde dovnitř.

Základem je vytvořit několik menších, jasně vymezených zón. Nemusíte stavět stěny, stačí koberec, jiná barva podlahy nebo třeba jen seskupení nábytku. Důležité je, aby každá zóna měla vlastní centrum, ke kterému se lidé mohou obrátit. Pokud chcete, aby konverzace vznikala sama, dvě sedačky naproti sobě fungují spolehlivěji než dlouhý stůl, u něhož lidé sedí vedle sebe a nemohou se pohodlně dívat jeden na druhého. Tento princip platí i pro stání: dvě skupiny stojící čelem k sobě vytvářejí přirozený dialog, zatímco řada lidí stojících rameno na rameni dialog spíše potlačuje.

Druhým krokem je rozmístit ohniska zájmu tak, aby se lidé museli pohybovat mezi nimi. Když je občerstvení na jednom konci místnosti a pracovní stoly na druhém, vzniká přirozený tok, při němž se účastníci potkávají a zastavují. Do těchto přechodových bodů se vyplatí umístit něco, co podněcuje krátký rozhovor: nástěnku s otázkami, ukázku materiálu nebo jednoduchý interaktivní prvek. Nepotřebujete drahé vybavení, stačí předmět, který vybízí k dotazu. Lidé se pak neptají, co si mají říct, ale mluví o tom, co vidí.

Nakonec myslete na akustiku a světlo. V otevřeném prostoru se zvuk šíří jinak než v uzavřené místnosti, a pokud je příliš mnoho ozvěny, lidé přestávají mluvit, protože je namáhavé slyšet jeden druhého. Koberce, závěsy nebo měkké sedací prvky hluk výrazně ztlumí. Stejně důležité je světlo, které nemá být ani příliš ostré, ani příliš tlumené. Přirozené denní světlo podporuje bdělost, ale přímé slunce do očí nutí lidi otáčet se zády. Když tyto čtyři zásady spojíte, vznikne prostor, v němž se konverzace neorganizuje shora, ale rodí se sama mezi lidmi.